Diverse scholen werken met speciale software om het verzuimproces te stroomlijnen. Zo’n systeem helpt leidinggevenden, P&O’ers, casemanagers of externe specialisten bij een goede planning, registratie en communicatie bij verzuim en re-integratie. Soms zijn deze programma’s onderdeel van het grotere personeels- en salarissysteem, soms staan ze op zichzelf. Een groot deel van de softwareprogramma’s werkt via internet.
De Haagse Johan de Witt Scholengroep gebruikt bijvoorbeeld de webbased applicatie van hun arbodienstverlener. Scholen kunnen ook kiezen voor aanschaf van een eigen systeem, dat versterkt de onafhankelijkheid ten opzichte van de dienstverlener. Bij de keuze voor een systeem is het raadzaam om eerst te inventariseren hoe het verzuimmanagement georganiseerd wordt en welke software daar het beste bij aansluit.

Goede verzuimsoftware draagt bij aan snellere re-integratie en verzuimreductie.

De begeleiding door P&O en leidinggevenden bij vooral langdurig ziekteverzuim wordt beter, actiever en meer gestructureerd.

+ Verzuimsoftware ontlast de afdeling P&O, omdat zij niet meer verantwoordelijk zijn voor de registratie en administratie van het verzuimproces. De leidinggevende doet dit zelf als regievoerder in het re-integratieproces.
+ Het re-integratiedossier is door de software beter gedocumenteerd (door de vaste rubrieken waardoor er niets wordt vergeten en door rappels die het systeem gegenereerd zodat termijnen niet worden overschreden), waardoor minder boetes worden opgelegd en minder WIA-instroom plaatsvindt.

De kosten van verzuimsoftware variëren sterk en zijn afhankelijk van de gekozen oplossing. Een internetapplicatie is bijvoorbeeld aan te schaffen voor tien euro per medewerker, de kosten van een volledig systeem met in-house hosting kunnen oplopen tot meer dan 50.000 euro.

• Goede communicatie over het doel en het waarom van het systeem is essentieel. Dit zorgt voor betrokkenheid vanuit de medewerkers en aanbieder.
• De software is alleen nuttig als deze gekoppeld is aan basisgegevens in het personeelsinformatiesysteem.
• Gebruikers van de software hebben goede training met het systeem nodig en er moet een helpdesk zijn waar zij met vragen terecht kunnen.
• Bij invoering van het systeem moet de leidinggevende de regierol krijgen in het verzuimproces, dit vereist soms aanpassing van het beleid.