Schoolvoorbeeld:
Incidentenregistratie (RIM): registreren van incidenten door iedereen

Over het registreren van incidenten met behulp van computerprogramma Access, dat voor iedereen toegankelijk is.

Inhoud van deze pagina

In de Registratie Incidenten Metzo College (RIM) kan ieder personeelslid binnen vier klikken een incident registreren. De school in Doetinchem heeft in het computerprogramma access (met een SQL database) een incidentenregistratie opgezet, die voor iedereen vrij toegankelijk is. Door deze lage drempel worden incidenten vaker gemeld. Bovendien heeft het Metzo College een scheiding gemaakt tussen de registratie van incidenten en de afhandeling via het leerlingvolgsysteem. Dat laatste, is de gedachte, vereist heel andere competenties. De opvolging van een incident op leerlingniveau hindert nu niet de snelheid waarmee praktische problemen kunnen worden opgelost.
De arbocoördinator en de facilitair manager, die ook systeembeheerder is, bespreken wekelijks de uitdraai van incidenten. Zij hebben de vrijheid om direct concrete maatregelen te nemen. In hun arbo-overleg met de directeur komt de incidentenregistratie eens per maand ter sprake. Zo nodig kan een punt ook ad hoc in dit wekelijkse overleg besproken worden.

In RIM worden datum en tijd automatisch geregistreerd. Verder kiest de melder uit 'soort incident': ongeluk, ruzie, pesten, diefstal etc. In totaal zijn er zo'n dertig mogelijkheden. Belangrijk is ook de plek waar het is gebeurd, eventueel betrokken leerling(en) of klas en een korte omschrijving. De lijst is flexibel. Incidenten die in de praktijk toch niet plaatsvinden, worden geschrapt, andere worden verder uitgesplitst. De eigen naam hoeft niet ingevuld, maar tot nu toe doet iedereen dat wel.

RIM is geïntroduceerd in een personeelsbijeenkomst. In het wekelijkse informatiebulletin wordt geschreven over incidenten en de oplossing ervan. De wekelijkse incidentenuitdraai ligt voor iedereen ter inzage. Verder bereiken arbocoördinator en facilitair manager vooral veel met een individuele benadering. Ze praten met collega's en stimuleren vooral teamleiders om de incidentenregistratie onder de aandacht te houden. In de praktijk voeren de conciërges en de medewerkers van de huishoudelijke dienst de meeste incidenten in. Op het wekelijks beheersoverleg met alle conciërges is het oplossen en voorkomen van incidenten een vast agendapunt. RIM is niet los te zien van een flinke investering in conciërges en toezicht, zo heeft één medewerker van de huishoudelijk dienst de hele dag beheer over de kantine.

Effect op arbo

  • Door registratie in een centraal systeem krijgt het MetzoCollege inzicht in de veiligheidsincidenten en kan maatregelen nemen om nieuwe incidenten te voorkomen.
  • Omdat iedereen kan registreren, wordt het voorkomen en oplossen van onveilige situaties een verantwoordelijkheid van allen en niet alleen van de directie en het arbo-overleg.
  • Van kleine vernielingen en inzet bhv/ehbo bestaat een beter overzicht, zodat sneller gerichte actie kan worden ondernomen.
  • Conciërges ervaren de voordelen van een goede registratie en snelle afhandeling, het aantal reparaties en inzet bhv neemt af.
  • Door het scheiden van de registratie van incidenten en het afhandelen ervan via leerlingenzorg, kan sneller actie worden genomen om de veiligheid te verbeteren.
  • Bij tevredenheidsonderzoeken onder leerlingen en ouders en in de ouderpanels is 'tevredenheidsgevoel' steeds beter gaan scoren.

Winst

  • De registratie geeft goed inzicht in onveilige situaties en maakt snelle oplossingen mogelijk.
  • Door de scheiding van registratie en afhandeling kan ieder doen wat past bij zijn rol. Arbocoördinator en facilitair manager zorgen voor een omgeving waarin leerlingen zich veilig voelen, mentoren en leerlingenzorg richten zich op de eventuele leerlingenkant om toekomstige incidenten te voorkomen.
  • In het veilige en leefbare klimaat dat ontstaat door problemen snel op te lossen, komen ook leerlingen zelf melden wat kapot is, fout gaat of beter kan.

Plus- en minpunten

+ Het registreren is zeer eenvoudig, waardoor ook kleine incidenten sneller worden gemeld.
+ Doordat iedereen kan registreren, ontstaat een gezamenlijk draagvlak voor de aanpak van veiligheid.
+ Doordat de lijst met incidenten voortdurend aangepast kan worden, biedt het systeem nauwkeurige informatie. Dat helpt om specifieke oplossingen te zoeken voor problemen.
+ Scheiding tussen incidentenregistratie en leerlingvolgsysteem zorgt ervoor dat mensen niet onnodig in het leerlingvolgsysteem inloggen.
+ Het systeem kost geen geld.

- Wie niet uitgaat van verplichten maar van stimuleren, stelt zich kwetsbaar op en is afhankelijk van de inzet van anderen bij de registratie.
- Om ervoor te zorgen dat iedereen incidenten blijft melden, moeten registratie en resultaten regelmatig onder de aandacht worden gebracht.

Tijd

Het maken van het systeem (in access en SQL database) kan binnen enkele uren gebeuren. Daarna kan iedereen registreren.

Kosten

Het registratiesysteem is gratis. De investeringskosten in tijd zijn ook gering: wekelijks wordt een lijst uitgedraaid die arbocoördinator en facilitair manager bespreken.

Tips

  • Koppel na een incident terug aan de melder wat met de melding is gedaan. Dat stimuleert mensen om incidenten te blijven melden.
  • Besteed regelmatig via communicatiekanalen (informatiebulletin of website) aandacht aan gerealiseerde oplossingen. Zo zien alle personeelsleden wat met meldingen wordt gedaan.
  • Zie incidentenregistratie niet los van investeren in mensen: zorg voor genoeg personeel met huishoudelijke en toezichthoudende taken.
  • Betrek medewerkers met relevante functies bij het bedenken van maatregelen.
  • Heb oog voor de inzet van mensen en beloon hen zo nu en dan met een blijk van waardering.
  • Neem in het registratiesysteem de optie 'anoniem' op. Ook al maken mensen daar geen gebruik van, het haalt eventuele drempels voor melding weg.
  • Zet het programma op de startpagina van ieder personeelslid. Dat herinnert hen steeds weer aan het belang van de incidentenregistratie.

 

 

Er zijn nog geen reacties gegeven op dit schoolvoorbeeld.

Reageer op dit schoolvoorbeeld