Norm: Vertrouwenspersoon

De taken, rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon zijn vastgelegd en bekend gemaakt in de organisatie. Ook de manier waarop werknemers een vertrouwenspersoon kunnen bereiken is voldoende bekend gemaakt.
Een vertrouwenspersoon heeft als centrale taak om een werknemer te ondersteunen na een incident op het gebied van ongewenst gedrag. Afhankelijk van de wens van de betrokkene kan de vertrouwenspersoon een luisterend oor bieden, helpen bij het bepalen van een passende aanpak van het probleem, begeleiding bieden aan het slachtoffer bij bemiddeling tussen de betrokken partijen door een mediator, bij het indienen van een officiële klacht, etc.
Daarnaast hebben vertrouwenspersonen op hun werkgebied een adviserende en voorlichtende taak binnen de organisatie. Een vertrouwenspersoon kan iemand vanuit de eigen organisatie zijn en/of een externe vertrouwenspersoon. Zie de Handreiking voor vertrouwenspersonen in het onderwijs voor een uitgebreide beschrijving van het vertrouwenswerk in de school.

Minimum eisen

• Een vertrouwenspersoon dient onafhankelijk te zijn. Een personeelsmanager, leidinggevende of bedrijfsarts wordt als onvoldoende onafhankelijk beschouwd.
• De werkgever zorgt voor voldoende faciliteiten, scholing en zo nodig deskundige ondersteuning van de intern aangewezen vertrouwenspersonen. Bij faciliteiten gaat het om telefoon, eigen spreekruimte, budget en tijd. Deskundigheid wordt geborgd, bijvoorbeeld door vertrouwenspersonen elke vier jaar te laten certificeren door de Landelijke Vereniging Vertrouwenspersonen.
• Er wordt een gedragscode opgesteld die aangeeft wat verwacht wordt van een vertrouwenspersoon en ook van de organisatie in de omgang met de vertrouwenspersoon (bekijk een voorbeeld van zo’n gedragscode voor vertrouwenspersonen). Een van de aspecten in de gedragscode is hoe de werkgever zorgt dat de vertrouwenspersoon bescherming geniet om haar/zijn taken goed uit te kunnen voeren (vergelijkbaar met de bescherming voor preventiemedewerkers en mr-leden).
• Een vertrouwenspersoon doet niet aan waarheidsvinding en maakt geen deel uit van een klachtencommissie.
• De vertrouwenspersonen registreren incidenten en verstrekken jaarlijks een geanonimiseerd overzicht van de bij hen gemelde incidenten aan werkgever en pmr.