Norm: Faciliteren griepvaccinatie

Vraag

Mogen leidinggevenden bij een declaratie voor een griepvaccinatie zien welke medewerkers zich hebben laten vaccineren, of moet dit vanwege privacy anoniem worden geregeld?

Nee, zij mogen dat niet zien. Informatie over vaccinaties is een gezondheidsgegeven en valt onder de bijzondere persoonsgegevens in de AVG. Werkgevers mogen deze gegevens niet verwerken, ook niet indirect via een declaratie waaruit blijkt dat een medewerker een vaccinatie heeft gehad. Toestemming van de medewerker is daarbij geen geldige grondslag vanwege de gezagsrelatie. Richt de regeling daarom zo in dat leidinggevenden geen medische informatie kunnen zien, bijvoorbeeld via een centrale declaratie waarbij medewerkers hun kosten indienen via HR of de financiële administratie of via een centraal declaratiesysteem met een neutrale omschrijving, zoals ‘preventieve gezondheidsmaatregel’ of ‘arbovoorziening’. De leidinggevende accordeert dan alleen budgettair, zonder medische context. In de voorbeeldregeling voor een AVG-proof declaratieprocedure leest u hoe u dit concreet kunt organiseren.