Efficiënter en praktijkgerichter, dat zijn de belangrijkste uitgangspunten bij het opstellen van het nieuwe veiligheidsbeleid binnen SVO|PL. Daarom heeft de organisatie dit centraal opgepakt. Alle bestaande protocollen van de scholen zijn verzameld en teruggebracht naar één integrale Kaderregeling Veiligheid. Daarbij is kritisch gekeken naar de praktische uitvoerbaarheid van de protocollen. Op advies van Voion is besloten om niet alle mogelijke situaties te beschrijven, maar om per onderwerp de kaders aan te geven waarbinnen de scholen kunnen acteren. De praktische invulling is dus aan de scholen zelf. Dit zorgt voor meer eigenaarschap binnen de scholen en dat stimuleert het veiligheidsbewustzijn.
Om dit alles te realiseren, zijn van elke school één of meer preventiemedewerkers betrokken bij het opstellen van de kaderregeling. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de locatie-eigen onderdelen, waarvoor ze zelf input verzamelen via de aangewezen personen binnen de school (denk aan de handvaardigheidsdocent, pestcoördinator, etc.). Het bestuursbureau biedt de nodige ondersteuning, waaronder een checklist en/of format waaraan het protocol moet voldoen. Ook zorgen bestuursbureau en preventiemedewerkers samen voor een goede voorlichting op de scholen en zoeken ze manieren om het onderwerp veiligheid op de agenda te houden bij alle medewerkers. Veiligheid stichtingsbreed een levend en actueel onderwerp houden, is steeds een van de belangrijkste doelstellingen. Zie ook het artikel Van papieren tijger naar praktische Kaderregeling Veiligheid.
Effect op arbo
Op elke schoollocatie zijn de veiligheidsprotocollen, RI&E’s en plannen van aanpak op orde. Bovendien zijn ze makkelijk te vinden voor alle medewerkers. De medewerkers weten ook wie de preventiemedewerkers zijn en bij wie ze terecht kunnen met vragen over een specifiek onderwerp (denk aan de pestcoördinator). Door veiligheid met regelmaat op de agenda te zetten, is het veiligheidsbewustzijn van medewerkers verbeterd.
Winst
De omvangrijke veiligheidsdossiers op alle locaties zijn teruggedrongen tot een behapbare, integrale Kaderregeling Veiligheid, aangevuld met locatie-eigen protocollen. Dit zorgt voor meer eenheid binnen de organisatie en voor praktisch hanteerbare protocollen. Door veiligheid een vast onderdeel te maken van de jaarlijkse cycli binnen de scholen, krijgt het onderwerp ook de aandacht die het verdient.
Pluspunten
- De Kaderregeling Veiligheid is een beknopt en overzichtelijk document, waarin is aangegeven binnen welke kaders de scholen kunnen handelen. De praktische invulling is locatiegebonden en dus voor iedere school anders.
- Dankzij de centrale sturing hoeft niet iedere school het wiel zelf uit te vinden. Het invullen van locatiegebonden onderdelen kost veel minder tijd, mede dankzij de checklisten en formats die het bestuursbureau beschikbaar stelt. Doordat preventiemedewerkers regelmatig overleg hebben, kunnen ze ook makkelijker ideeën en tips uitwisselen.
- De protocollen zijn makkelijk terug te vinden op intranet. Ook wordt helder beschreven wie waarvoor verantwoordelijk is; bij wie je kunt aankloppen voor advies of hulp in een bepaalde situatie.
- Veiligheid is opgenomen in de jaarcyclus van de scholen. Het komt aan bod in onder andere functioneringsgesprekken, tijdens keuringen en in nieuwsbrieven. Dit houdt het onderwerp levendig en zorgt ervoor dat medewerkers beseffen dat veiligheid een taak van iedereen is.
Tijd
Het gehele proces van centraliseren, verzamelen van input en omschrijven naar een behapbare kaderregeling, kostte ongeveer twee jaar. Vervolgens moesten de locatie-eigen onderdelen nog worden ingevuld. Dit nam ruim een jaar in beslag. Houd ook rekening met enige tijd voor het laten goedkeuren van alle onderdelen. Nu de kaderregeling en de locatiegebonden onderdelen er liggen, is het belangrijk om de medewerkers ermee bekend te maken en het veiligheidsbewustzijn binnen de organisatie te vergroten. Dit is een continu proces, dat deel uitmaakt van de jaarcyclus binnen de scholen.
Kosten
De 15 preventiemedewerkers binnen de stichting krijgen per jaar uren toegewezen om te werken aan het veiligheidsbeleid. Voor sociale veiligheid gaat het om 30 uur, voor fysieke veiligheid om 70 uur op jaarbasis. Omgerekend komt dit neer op ongeveer 1 fte in totaal. De uren die de medewerkers van het bestuursbureau besteden aan dit onderwerp, vallen binnen hun standaard takenpakket.
Tips
- Besef dat je niet alles kunt dichtspijkeren, beperk je tot de hoofdlijnen.
- Een groot deel van de veiligheidsprotocollen is voor elke school hetzelfde. Daarom is het goed om het centraal aan te pakken en alleen de locatiespecifieke onderdelen afzonderlijk te beschrijven.
- Zoek de samenwerking: om draagvlak te creëren en tot een goed resultaat te komen, is het belangrijk om van alle locaties een of meerdere medewerkers én het management bij het proces te betrekken.
- Zorg voor goede randvoorwaarden, denk aan voldoende tijd, middelen en centrale ondersteuning. Dan kunnen de medewerkers op de locaties er ook op een gedegen manier aan werken.
- Maak het cyclisch, niet alleen tijdens het totstandkomingsproces, maar ook daarna. Zo zorg je ervoor dat het veiligheidsbeleid er daadwerkelijk komt én dat het op ieders netvlies blijft.
Er zijn nog geen reacties gegeven op dit schoolvoorbeeld.