Norm: Veiligheid derden

Vragen

Is het wettelijk verplicht om bezoekers te registreren?

Nee, niet expliciet. De Arbowet schrijft niet letterlijk voor dat bezoekers geregistreerd moeten worden. Maar als werkgever bent u wél verplicht om in noodsituaties effectief op te treden en alle aanwezigen – werknemers en anderen -   veilig te (laten) evacueren (artikelen 3.1.e en 15.2.c Arbowet). Daaruit volgt dat u moet weten wie zich in het gebouw bevindt.

Waarom is dit belangrijk?

• Veiligheid bij calamiteiten: Bij brand of andere noodsituaties moet de BHV direct kunnen zien wie aanwezig is.
• Sociale veiligheid: Registratie helpt voorkomen dat onbevoegden zomaar toegang krijgen tot de school.

Hoe pakt u dit aan?

Het registreren van bezoekers valt onder de privacywetgeving AVG. De naam van de bezoeker is immers een persoonsgegeven. De belangrijkste regels en principes zijn:

• Registreer alleen de hoogstnoodzakelijke gegevens: de naam van de bezoeker, tijdstip van aankomst en vertrek.
• Beveilig de gegevens.
  Dat betekent dat de persoonsgegevens van bezoekers niet ingezien kunnen worden door onbevoegden, andere bezoekers bijvoorbeeld. Een papieren bezoekersformulier dat bezoekers zelf invullen en dan ook de namen van andere bezoekers kunnen zien, geldt als een datalek. Een digitaal bezoekersregistratiesysteem kan een oplossing bieden tegen inzage door onbevoegden.
• Bewaarde persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Zorg dat bezoekers zich afmelden bij vertrek en verwijder de gegevens van de bezoeker.
• Persoonsgegevens van bezoekers mogen volgens de AVG alleen worden verzameld voor een duidelijk doel (bijvoorbeeld veiligheid).
• Informeer de bezoekers hun gegevens tijdelijk worden geregistreerd in verband met hun veiligheid (is grondslag van de registratie) en dat hun gegevens worden verwijderd zodra zij zich afmelden.

Tip: Een goed geregelde ontvangst draagt niet alleen bij aan veiligheid, maar ook aan een professionele uitstraling.